Papiers en désordre, introuvables, ou bien conservés en double ou triple : le rangement des documents administratifs est un véritable cauchemar pour nombre d’entre nous ! Besoin de méthode et de bonnes idées pour le rangement de vos papiers administratifs ? J’ai listé ici 6 astuces pour vous aider : vous y découvrirez quelles actions engager pour le tri et le rangement des papiers, mais aussi quels meubles, quelles boites, quels accessoires choisir pour obtenir une organisation impeccable.
#1 Se fixer un but : retrouver le contrôle
On ne va pas se mentir, le rangement des papiers administratifs, c’est fastidieux !
Peut-on trouver du plaisir ou de la joie dans le rangement des papiers ? Soyons tout à fait honnête, pas vraiment.
Mais, s’il est vrai qu’il y a peu de chances que vous soyez rempli(e) d’allégresse en rangeant vos papiers, la Joie dans les papiers est… ailleurs.
La joie dans les papiers :
c’est de retrouver le contrôle
Retrouver le contrôle sur ses papiers administratifs, c’est la perspective d’une grande sérénité à venir :
- Plus de scénario catastrophe, le jour d’un vol à l’étranger, ou d’un examen des enfants « Mais il est où mon passeport ? » « Elle est où ta carte d’identité, bon sang !!! »
- C’est la fin des 10% de majoration parce que vous avez oublié de payer vos impôts.
- Envolée aussi la charge mentale due aux amoncellements de papiers dans les tiroirs ou sur le buffet.
Alors, oui, c’est vrai, il va falloir vous armer de courage pour trier vos papiers. Mais le jeu en vaut la chandelle, non ?
Ce but, celui de retrouver le contrôle, c’est ce qui doit vous guider et vous soutenir dans votre projet de ré-organisation de vos documents.
Petite astuce complémentaire, le jour où vous vous mettez au tri : ouvrez les fenêtres, mettez de la musique douce, de l’encens, entourez vous de Joie pour vous donner du courage !
La méthode KonMari est une philosophie de la Joie : pour en savoir plus, découvrez les principes de la méthode de Marie Kondo.
#2 Rassembler tous les papiers au même endroit
Maintenant que vous avez fait le plein d’énergie et de motivation, entrons dans le concret et voyons la bonne méthode pour le tri et le rangement des papiers administratifs.
Tout d’abord, il vous faut rassembler tous vos documents au même endroit. Cette étape est sans doute la plus importante, même si ce n’est pas la plus simple.
Pourquoi perd-on des papiers ? Parce qu’on en sème partout !!!
Donc, en premier lieu, regroupez les papiers que vous retrouvez ici et là, dans un tiroir de bureau, dans une mallette professionnelle, sur le meuble de l’entrée…
Les plus récents, vous allez les retrouver assez aisément.
Là où ça se corse, ce sont les papiers plus anciens : ils peuvent être stockés ou entassés dans un sous-sol, ou un grenier.
Et là, effrayé(e) par la tâche, vous vous dites : « Bof, pas la peine pour les anciens documents, ce n’est pas la priorité, ils sont sûrement périmés. Il vaut mieux organiser le plus récent. »
Certes, vous avez raison, la plupart des vieux papiers finiront à la poubelle : mais comment être sûr qu’il n’y a pas un papier très important au milieu de toute cette pagaille de documents ? La seule façon d’en avoir le cœur net, c’est de TOUT vérifier !
Bref, pour repartir sur de bonnes bases avec votre administratif : rassemblez tous vos papiers, les vieux comme les récents !
Dans la méthode KonMari, on rassemble les objets par catégorie et on fait des piles : découvrez le rangement par catégories dans la méthode KonMari.
#3 Trier et désencombrer efficacement les papiers administratifs
A ce stade, je tiens à vous donner une recommandation importante : allez jusqu’au bout du désencombrement avant de penser au classement.
La phase que je décris ici est une phase de tri, et non pas d’organisation. Il ne s’agit donc pas, à cette étape, de mettre les intercalaires dans les classeurs ou de faire des étiquettes pour vos jolies boites. Tout cela viendra après.
Une fois qu’on a dit ça, voyons, comment s’y prend-on pour désencombrer et trier les papiers ?
Avec les 3 astuces infaillibles détaillées ci-après : délais de garde, post-it, destruction des papiers.
Les délais de garde
L’avantage, avec les papiers, c’est que c’est ON / OFF, on n’a pas de questions existentielles à se poser. Soit on garde, soit on jette.
Les papiers d’impôts, par exemple, c’est 3 ans. Si vous avez un contrôle fiscal, l’administration ne remontera que sur 3 ans d’historique. On n’a donc pas besoin de faire collection de ses avis d’imposition, et justificatifs associés, sur 15 ans ou plus !
Prenez donc appui sur les délais de garde recommandés, tels que listés sur le site officiel de l’administration française.
Mon conseil pour cette phase de désencombrement :
Restez focus sur l’objectif et triez, triez, triez selon les délais de garde.
Il arrive que certains types de papier posent souci, voici deux questions à vous poser pour trancher si vous devez les garder ou non :
- Est-ce que je peux me passer de ce papier ? Sous-entendu : que se passera-t-il si je ne l’ai plus ?
- Puis-je retrouver l’information autrement ? (modes d’emploi, ou notices de montage par exemple, qu’on trouve maintenant en ligne)
Un mot sur le scan de documents. Vous pourriez être tenté(e) de scanner vos documents : je vous le dis tout net, c’est une mauvaise idée.
Vous y perdrez trop de temps et toute votre énergie !
Il n’y a que 2 voies à l’issue de cette phase de tri des papiers : vous gardez ou vous jetez.
Les post-it
A quoi vont servir les post-it ? A faire des « sous-catégories » de documents et à commencer à élaborer votre classement, de manière temporaire.
Installez-vous sur une grande table, ou bien dans votre bureau. L’important, c’est d’avoir la place de vous étaler et, si possible, dans un endroit où vous ne serez pas obligé(e) de tout ranger si vous n’avez pas fini. Autrement dit, évitez de vous installer sur la table de la salle à manger !
Lorsque vous commencez votre tri, en face de chaque pile de papier, collez un post-it. Commencez par les post-it évidents comme « Banque », « Feuilles de paie », « Factures énergie », etc. Et à chaque fois que vous voyez apparaître un nouveau type de papier, vous créez un nouveau post-it.
La destruction systématique des informations confidentielles
Armez-vous d’un (ou plusieurs) sac(s) poubelle pour jeter les papiers une fois triés.
Certains de vos documents comportent des informations confidentielles : assurez-vous de les détruire avant de les mettre à la poubelle.
Vous pouvez soit les déchirer à la main, soit les brûler dans votre cheminée, ou encore les détruire à l’aide d’une machine déchiqueteuse. Si vous avez vraiment une grosse quantité de papiers à détruire, cela peut valoir le coup d’investir.
Lièvre, Castor, Dauphin, Ecureuil, Renard : découvrez à quel animal vous ressemblez en fonction de votre sens du rangement.
#4 Choisir une organisation simple et facile à retenir
Lorsque vous classez vos papiers, l’objectif, c’est de définir VOS propres catégories. Il s’agit que le classement fasse sens pour vous, et que vous soyez capable de vous souvenir où est rangé tel ou tel type de papier.
Par exemple, on peut décider que les fiches de paie seront rangées dans le même classeur que les papiers relatifs aux impôts sur le revenu. Mais cela ne fera peut-être pas sens pour tout le monde !
Mon conseil : faites au plus simple.
J’ai déjà vu des systèmes de classement ultra complexes, et avec l’expérience, je peux affirmer qu’ils ne sont pas efficaces. Pourquoi ? Parce que si c’est complexe, on est quasiment sûr de trouver 1 même type de document à 2 endroits différents.
Qu’est-ce qu’une organisation simple ? C’est par exemple un classeur « Maison » dans lequel vous classez tous les documents relatifs à la logistique de la maison :
- Factures énergie
- Assurance habitation
- Impôts locaux
- Factures box internet
- Etc.
#5 Organiser les papiers administratifs par temporalité
Pour définir votre organisation, un autre critère est à prendre en compte : la temporalité.
On distingue 3 types de temporalité dans les papiers :
TEMPS LONG
Documents à garder toute votre vie
(diplômes, bulletin de salaire, examens médicaux importants, etc.)
TEMPS MOYEN
Documents à garder selon leur délai de garde
(factures Edf, relevés bancaires, etc.)
TEMPS COURT
Documents à traiter
(puis à classer dans une des 2 catégories du dessus)
Votre organisation doit refléter ces 3 temporalités.
En d’autres termes, on évitera de mélanger, dans un même classeur ou dans une même pochette, des papiers de temps LONG avec des papiers de temps MOYEN.
Exemple :
Pour reprendre l’exemple du classeur « Maison » évoqué précédemment. Ce classeur est un classeur de temps MOYEN. Cela signifie qu’on y trouve les documents qui se périment, mais qu’on n’y trouvera pas les documents à garder sans limitation de durée, comme le titre de propriété, l’acte de vente, ou encore les plans de la maison. Ces autres documents sont bien relatifs à la maison, mais ils sont sur le temps LONG et doivent donc être rangés ailleurs.
#6 Choisir le bon meuble au bon endroit
Si vous repensez toute votre organisation des papiers administratifs, pourquoi ne pas aller jusqu’au bout : les papiers sont-ils au bon endroit chez vous ?
D’abord, précaution simple : documents et archives doivent être stockées dans un endroit sec.
Gare aux mauvaises surprises si vous stockez des papiers dans une cave humide ou bien un grenier mal isolé.
Normalement, lorsque vous aurez fait un GRAND tri, vous aurez libéré de l’espace. Donc vous pourrez garder vos papiers des 3 temporalités, court/moyen/long terme, dans votre logement : c’est vraiment l’idéal.
Ensuite, dans quelle pièce ranger les papiers ? Le bureau, si vous en avez un, est tout indiqué bien sûr.
Mais dans les logements urbains, tout le monde n’a pas la chance d’avoir un bureau. Vous serez peut-être obligé(e) de mettre votre armoire documentaire dans un couloir, voire dans votre chambre.
Si tel est le cas, privilégiez alors un meuble fermé. Les papiers ne sont pas spécialement décoratifs. Et puis, ils véhiculent par eux-mêmes la notion de « tâche administrative ». Le seul fait de voir des papiers peut donner des boutons à certaines personnes !
Pour votre bien-être, mettez les papiers hors de votre vue, surtout s’ils sont dans votre chambre.
Le bon meuble pour les papiers ? Une bibliothèque peu profonde ou une armoire documentaire, avec des étagères, tout simplement.
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#7 Adopter le rangement vertical pour les papiers administratifs
Le rangement vertical, tel que préconisé dans la méthode de Marie Kondo, est LA bonne idée pour le rangement des papiers administratifs.
Pourquoi ?
D’abord, parce que vos dossiers auront toujours l’air bien ordonnés, et ça, c’est très motivant pour conserver votre organisation sur le long terme.
Ensuite, parce que c’est beaucoup plus facile d’accès.
Et enfin, pour une raison toute bête : parce que vous ne voudrez plus jamais voir chez vous des piles de papiers qui s’entassent jusqu’à des hauteurs improbables !
A chaque temporalité de document correspond un type de rangement vertical.
Documents TEMPS LONG :
Conservez vos archives dans un endroit sec. Ecrivez le type de document sur la boite, ainsi que des dates, si c’est pertinent.
Les documents de Temps long sont souvent des documents importants, comme des contrats, des actes notariés, ou des documents d’état civil.
Comme les documents de Temps Long sont précieux, prenez grand soin de leur archivage.
Documents TEMPS MOYEN
Il y a deux écoles pour le rangement vertical des documents de Temps moyen :
- Soit les boites à pans coupés (ou range-revue), dans lesquelles vous glissez des chemises, des pochettes transparentes ou des porte-vues.
- Soit les classeurs, avec intercalaires et pochettes transparentes perforées.
A mon sens, les range-revue sont plus faciles d’utilisation que les classeurs.
Mais faites-vous confiance, choisissez le type de fournitures avec lequel vous êtes le plus à l’aise.
Documents TEMPS COURT
Je vous suggère de mettre en place une « boite d’en-cours » pour les documents de Temps court.
C’est une sorte de boite « tampon » qui vous permet de rassembler tous les papiers qui attendent une réponse de votre part, ou bien qui devront être rangés prochainement dans un classeur Temps moyen ou Temps long.
Encore une fois, l’idéal pour cette boite d’en-cours, c’est un range-revue. Au moins, avec une boite verticale, vous êtes limité(e) dans le nombre de papiers : quand elle déborde, il faut vous en occuper !
Pourquoi c’est bien pratique : quand vous recevez une facture, vous n’avez peut-être pas envie, ou pas le temps, de la payer séance tenante. Dans ce cas, la facture attend le week-end (ou après !), dans la boite d’en-cours, avec les autres papiers à traiter.
Cette boite d’en-cours, afin qu’elle soit connue et utilisée de tous les membres du foyer, doit être placée dans une pièce commune.
Par exemple, vous pouvez mettre cette boite dans la cuisine, ou bien sur un meuble dans l’entrée.
Comment s’en servir au quotidien ? Tout document arrivant au courrier, en provenance de l’école, ou bien que vous venez d’imprimer, doit aller directement dans cette boite si vous ne souhaitez pas le traiter tout de suite.
Vous verrez, essayer la boite d’en-cours, c’est l’adopter !
Voilà, je vous ai donné toutes mes astuces et bonnes idées pour le rangement des papiers administratifs. De quoi vous aider à épurer et vider vos placards de tous les documents qui vous encombrent. J’espère vous avoir donné suffisamment de motivation pour vous lancer !
Vous ressentez le besoin de vous faire accompagner pour trier vos papiers administratifs ? Découvrez mes services de home-organising pour désencombrer votre maison avec la méthode de Marie Kondo et retrouvez joie et énergie dans votre vie !
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C’est gratuit et sans engagement.
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